Как вариант, можно напечатать "карту участника". Достаточно будет приехать в клуб, сдать деньги и получить эту самую карту. Тогда будет более конкретное представление о реальном количестве участвующих. Кроме того, можно сразу же оставлять заявки на майки и др. атрибутику.